رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اهم اقدامات پنج ساله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (۱۳۹۲-۱۳۸۸) را تشریح کرد و گفت: سامانه پرداخت الکترونیک هزینه‌ها (pos ) در تمامی دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور نصب و راه‌اندازی شده است.

احمد تویسرکانی، معاون قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ضمن تبریک هفته قوه‌قضاییه در خصوص اهم اقدامات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور  در دوره پنجساله مدیریت آیت‌الله آملی‌لاریجانی اظهار داشت: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با انگیزه شفاف‌سازی امور، کاهش مراجعات حضوری متقاضیان خدمت، ارائه حداکثری خدمات در محیط مجازی و ارتقاء سلامت اداری با بازخوانی مبانی حقوقی، علمی و فنی و نیز واکاوی روند خدمات رسانی و اتخاذ سیاست‌ها و برنامه‌های کارآمد، با محوریت فناوری اطلاعات و بهره‌گیری حداکثری از منابع در اختیار، نسبت به اصلاح فرآیندها و به کارگیری فناوری‌های نوین به منظور مکانیزه کردن امور با ایجاد سامانه‌های الکترونیکی، ساماندهی بانک‌های اطلاعات و نیز مهیا کردن امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مناسب اقدامات تحول گرایانه‌ای در راستای سیاست‌ها و در اجرای تکالیف قانونی طی پنج ساله اخیر ( 1388-1392 ) انجام داده است.

ارائه بیش از 175 میلیون خدمت ثبتی الکترونیک و سنتی/رشد 68 درصد خدمات در سال 92 نسبت به سال 88

وی ادامه داد: مقایسه عملکرد و فعالیت‌های سازمان ثبت اسناد و املاک طی 5 ساله اخیر در دو بخش املاک و اسناد، بیانگر ارائه بیش از 175 میلیون خدمت ثبتی اعم از الکترونیک و سنتی است؛ مطابق گزارش‌های عملکرد در سال 92 بیش از 5/45 میلیون خدمت ثبتی به مردم ارائه شد که این رقم در سال 88، 27 میلیون خدمت ثبتی بوده است و این امر حاکی از رشد 68 درصدی خدمات ارائه شده این سازمان در سال 92 نسبت به سال 88 است.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: تعداد خدمات ثبتی به نحو الکترونیک در سال 1392 تعداد 30161039 خدمت بوده که 66 درصد از کل خدمات را به خود اختصاص داده است در حالی که این نسبت در سال 88 صفر، در سال 89 به میزان یک درصد، در سال 90 به میزان پنج درصد و در سال 91 به میزان 22 درصد بوده است.

تحول در فرآیند خدمات ثبتی

تویسرکانی در خصوص تکمیل کاداستر شهری، ساماندهی بانک جامع املاک و صدور اسناد مالکیت در سیستم کاداستر اظهار داشت: طی بیش از 100 سال فعالیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، صدور اسناد مالکیت املاک به صورت دفترچه‌ای در انواع 8 ، 16 و 32 برگ و دستنویس بوده است. این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب‌هایی نظیر جعل و امکان ایجاد جابه‌جایی و تعارض املاک و تعدی اشخاص به حریم‌های مجاور و اشتباهات ثبتی در اسناد، مستلزم واکاوی و بازنگری بود. لذا این سازمان با اتخاذ سیاست‌های دقیق، ضمن تسریع در اجرای کاداستر اراضی شهری که از سال 1373 اجرایی شد و تا سال 1388 کم‌تر از 50 درصد آن انجام شده بود، نسبت به تکمیل کاداستر شهری و آغاز اجرای کاداستر پوششی کشور اقدام و تبدیل اسناد مالکیت از شکل دفترچه‌ای به اسناد مالکیت کاداستری را در دستور کار خود قرار داد.

وی افزود: در حال حاضر 99.7 درصد از مجموع اسناد مالکیت، در سیستم کاداستر صادر می‌شود. این اسناد دارای ویژگی‌هایی نظیر ایجاد قابلیت چاپ سند به صورت سیستمی، درج مختصات جهانی موقعیت ملک در سند، ذخیره‌سازی اطلاعات ملک در بانک جامع املاک، ترسیم نقشه کاداستر ملک در سند، درج نشانی ملک، کدپستی و کد ملی در سند، نصب هولوگرام امنیتی بر روی سند، شفاف‌سازی و رقومی کردن اقلام اطلاعاتی سند، رفع تعارض در مالکیت‌ها و انطباق اطلاعات حقوقی پلاک‌ها با نقشه‌های هوایی، ایجاد قابلیت لازم به منظور جستجوی موقعیت دقیق ملک به وسیله مختصات قید شده در سند است. خوشبختانه تاکنون قریب 6 میلیون و 500 هزار سند مالکیت در سیستم کاداستر صادر شده است.

جلوگیری از جعل و زمین‌خواری با سیستم کاداستر ممکن شد

معاون قوه قضاییه در خصوص دستاوردها و نتایج سیستم کاداستر بیان کرد: شفاف‌سازی و تثبیت حدود و اطلاعات مالکیت‌ها و جلوگیری از زمین خواری و تعدی به حقوق دولت و اشخاص، جلوگیری از جعل و خدشه‌دار کردن اسناد، کاهش دعاوی ناشی از تعارض و تزاحم در ثبت مالکیت و تقلیل پرونده‌های مرتبط با اسناد در محاکم قضایی و تسریع در امور مراجعان و ارائه خدمات ثبتی توأم با سرعت، دقت و کیفیت و افزایش رضایتمندی و تکریم ارباب رجوع  از دستاوردها و نتایج سیستم کاداستر است.

تویسرکانی درباره حذف اوراق بهادار و اجرای سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی نیز عنوان کرد: طی ده‌ها سال فعالیت دفاتر اسناد رسمی، اسناد رسمی تنظیمی روی اوراق بهادار و به صورت دست‌نویس صادر می‌شد که این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب‌هایی نظیر امکان جعل اسناد، عدم شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی و وجود میلیون‌ها مکاتبه کاغذی بین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت و عدم دقت در این مکاتبات و مفاسد ناشی از آن در اجرای تکالیف قانونی سازمان و در راستای سیاست‌های متخذه از جمله «شفاف سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی»، «ایجاد و تسهیل و تسریع در ارائه خدمات ثبتی به ذی‌نفعان و کاهش مراجعات حضوری» و «ارتقای سلامت اداری» اقدام به تولید و استقرار سامانه ثبت الکترونیک اسناد ( ثبت آنی ) شد.

طراحی 64 سند رسمی در سامانه ثبت الکترونیک از سال 89 تا 92

وی ادامه داد: مطالعات، تحلیل و طراحی سامانه ثبت الکترونیک اسناد، از اسفند ماه سال 1389 آغاز و سامانه از تاریخ 26 شهریور 1392 به صورت رسمی مورد بهره‌برداری قرار گرفت. با اجرایی شدن ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و صدور تمامی اسناد رسمی و همچنین استعلامات و صدور خلاصه معاملات در دفاتر اسناد رسمی، از طریق سامانه به صورت متمرکز انجام می‌پذیرد. در مجموع 64 نوع سند رسمی شامل انواع اسناد بیع، صلح، وکالت، رهنی، اجاره، تقسیم نامه، اقاله، تعهدنامه، اقرارنامه و سایر انواع اسناد در این سامانه طراحی و استاندارد‌سازی شده است.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اظهارداشت: خدمات ثبتی فک رهن، فسخ سند، عزل وکیل، استعفای وکیل، اجراییه، اخطاریه، گواهی عدم انجام معامله و قبض سپرده از طریق این سامانه ارائه می‌شود. این سیستم علاوه بر شفاف سازی در میلیون‌ها سند رسمی صادره و امکان نظارت و گزارش‌گیری بر خط ، باعث حذف ده‌ها میلیون اوراق بهادار که سالانه مورد استفاده قرار می‌گرفت، انضباط مالی در نقل و انتقالات، ایجاد شفافیت لازم در درآمدهای وصولی سازمان ، تمرکز اطلاعات پرداختی، حذف هزینه‌های ناشی از تردد میلیون‌ها مراجعه حضوری متقاضیان خدمت و کوتاه کردن فرآیندهای ارائه خدمت به مردم را فراهم کرده است.

پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور

وی بیان کرد: نصب و راه‌اندازی سامانه پرداخت الکترونیک هزینه‌ها (pos ) در تمامی دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور و نیز استفاده بر خط سیستم از بانک هویت سازمان ثبت احوال جهت احراز هویت متعاقدین و ایجاد بانک اشخاص ممنوع المعامله و استفاده سیستمی از این بانک از جمله اقدامات سازمان ثبت اسناد واملاک کشور بوده است.

تویسرکانی در خصوص پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور گفت: با عنایت به مصوبه هیئت وزیران به شماره 16169/ت 39271 هـ مورخ 29/1/1388 که مسئولیت ساماندهی اطلاعات اشخاص حقوقی به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سپرده شد، لذا طراحی و ایجاد پورتال و پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور در دستور کار سازمان قرار گرفت و خوشبختانه این پایگاه در تاریخ 30/6/1390 راه اندازی شد. در این سامانه شماره‌ای یکتا و اختصاصی (unique) به همه اشخاص حقوقی کشور تخصیص یافته و امکان استعلام از پایگاه داده مرکزی برای مراکز ذیصلاح و ارائه سرویس الکترونیکی به سامانه جامع املاک ، بانک‌ها و مراکز مالی به منظور استعلام آخرین وضعیت اشخاص حقوقی فراهم شده است؛ بر اساس اطلاعات موجود تاکنون برای 1730306 دستگاه ، شرکت ، مؤسسه و شناسه یکتا صادر و اطلاعات آنها در پایگاه قابل دسترسی است.

ثبت الکترونیک شرکتها و موسسات غیرتجاری

معاون قوه‌قضاییه تصریح کرد: در راستای اصلاح فرآیندها و بهبود سیستم‌های موجود و نظر به تکالیف مقرر در ماده 46 قانون برنامه پنجم توسعه، مبنی بر راه‌اندازی و ارائه خدمات الکترونیکی یکپارچه در پایگاه اطلاعات شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری طراحی و راه اندازی شد. این سامانه هم اکنون در تمام مراکز استان‌های کشور استقرار یافته است. با راه‌اندازی این سیستم به صورت الکترونیکی و  بدون مراجعه حضوری تقاضای ثبت شرکت و مؤسسات و ثبت تغییرات پذیرش و متقاضی از تمام فرآیند ثبت شرکت از طریق پیام کوتاه و پیگیری مستقیم از پورتال سازمان با استفاده از کد پیگیری مطلع می‌شود.

وی افزود: از مزایا و دستاوردهای حاصل از راه اندازی این سامانه، ایجاد بانک اطلاعاتی کامل شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری، حذف مراجعات حضوری، مدیریت یکپارچه سیستم ثبت شرکت‌ها، پیشگیری از جعل و تخلفات در ارتباط با ثبت شرکت‌ها، امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذیربط در خصوص ثبت شرکت است.

سیستم جامع ثبت الکترونیکی مالکیت های صنعتی

تویسرکانی اظهار داشت: به منظور الکترونیکی کردن مراحل ثبت داخلی و بین المللی اختراعات و طرح‌های صنعتی و علائم تجاری طراحی این سیستم از سال 1390 آغاز و در ابتدای سال 1392 راه‌اندازی شد. سیستم جامع مالکیت صنعتی از دو بخش" برون سازمانی "و" درون سازمانی " تشکیل شده است. بخش برون سازمانی سامانه که قابل دستیابی برای تمام متقاضیان ثبت اختراع، طرح صنعتی و علائم تجاری است بر بستر اینترنت به ارائه خدمت می‌پردازد. بخش درون سازمانی نیز شامل تمام فرآیندهای تخصصی درون ادارات اداره کل مالکیت صنعتی است که مدیران و کارکنان مرتبط بر روی شبکه داخلی از آن بهره برداری می‌کند.

وی ادامه داد: اهم کارکردها و ویژگی‌های سیستم جامع مالکیت صنعتی شامل امکان دریافت، ثبت و نگهداری اینترنتی انواع اظهارنامه، امکان ثبت اینترنتی مدارک و مستندات پیوست، پیگیری و اطلاع از مراحل رسیدگی به اظهارنامه از طریق اینترنت، اطلاع رسانی به متقاضی ثبت از طریق ارسال پیامک و ایمیل، تشکیل پرونده از روی اظهارنامه اینترنتی ثبت شده، ارجاع پرونده به کارشناس، امکان ثبت نتیجه بررسی پرونده توسط کارشناس، صدور انواع اخطاریه‌ها و آگهی‌ها با استفاده از متون از پیش تعریف شده، ثبت تمام نامه‌های وارده مثل لوایح، ابلاغ دادگاه، پاسخ استعلام، صدور و چاپ تمامی نامه‌های صادره با استفاده از سیستم و با به کارگیری متون پیش فرض، صدور و چاپ گواهینامه مالکیت صنعتی است.

خدمات الکترونیک حوزه اجرای مفاد اسناد رسمی

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اظهارداشت: به منظور استانداردسازی و اصلاح فرآیند اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا، سیستم اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا طراحی و تولید شد. این سیستم از سال 92 در تمام واحدهای ثبتی استقرار یافت و از تاریخ راه اندازی، فرآیندهای اجرا به صورت مکانیزه انجام می شود.

وی ادامه داد: در این سیستم با ورود اطلاعات و گردش فرآیند اقدامات اجرایی، دفاتر کاغذی جمع آوری و دفاتر الکترونیک جایگزین آن شد و ارتباط واحدهای اجرا در سراسر کشور با یکدیگر و با ستاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برقرار و با ایجاد تسهیل و تسریع در ارائه خدمات ثبتی به ذینفعان و کاهش مراجعات حضوری، ارتقاء سلامت اداری در حوزه پرونده‌های اجرا و امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذی ربط در خصوص پرونده‌های اجرا نیز فراهم شده است.

ثبت الکترونیک هر واقعه ازدواج و طلاق با شماره ملی یکتا

تویسرکانی گفت: طراحی و تولید سامانه ثبت وقایع ازدواج و طلاق در سال 1391 آغاز و با فراگیرشدن استفاده از سیستم در کل دفاتر ازدواج و طلاق در سال 1392، ثبت تمامی وقایع ازدواج و طلاق در دفاتر ازدواج و طلاق از طریق این سامانه متمرکز صورت می‌گیرد.

وی افزود: با بهره‌برداری از آن، امکان تبادل الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق با سازمان ثبت احوال کشور، دستیابی به آمار و اطلاعات قابل اتکاء جهت تحلیل‌های اجتماعی در حوزه ازدواج و طلاق امکان نظارت و بازرسی برخط این وقایع و همچنین ارائه آمار اطلاعات لازم به مراجع ذی‌ربط به صورت برخط فراهم شده است. همچنین در این سیستم به هر واقعه ازدواج، طلاق و رجوع یک شماره ملی یکتا اختصاص داده می‌شود.